Välj rätt IT-lösning

För att kunna visualisera och få total kontroll på din logistik gäller det att använda rätt lösning och system, både vad gäller processer och IT-stöd. Denna text syftar till att gå igenom några olika alternativa lösningar och diskutera deras för- och nackdelar.

Det är ett antal steg som måste passeras för att uppnå det vi kallar för ”business control”, dvs förmågan att göra kontroll på logistiken till en konkurrensfördel. Därmed ges möjligheten att se logistikfunktionen som en egen resultatenhet som står i konkurrensen med externa logistikleverantörer. På väg mot ”business control”, behöver man först lämna läget ”lack of control” genom att synliggöra logistikkostnader och hur de är fördelade, för att senare gå från ”reactive control” till ”proactive control”.

Då kan man börja använda nulägesinformation och statistik för att jämföra alternativa scenarios och aktivt välja rätt logistik upplägg och leverantörer kontinuerligt. Hur ser dina möjligheter ut?

Fyra alternativa lösningar

Utifrån Primelogs erfarenhet av att jobba med företag som vill få koll på sina logistikkostnader finns det några vanligt förekommande alternativ.

  1. Använd ett ERP system. Det är naturligt att förvänta sig att information om logistikkostnader kan hämtas från ERP systemet (t.ex. från leverantörsreskontran och/eller ordermodulen). Men vad vet ERP systemet om hur transportfakturorna förhåller sig till de enskilda leveranserna eller artiklarna?
  2. Använd expertkonsulter. Givetvis finns det mycket kunniga logistikkonsulter som kan bena ut hur ditt logistiknätverk ser ut och vad som driver kostnaderna. Men vad blir den totala kostnaden om du vill göra kontinuerlig uppföljning och inte bara en engångsinsats?
  3. Använd ett Business Intelligence (BI)-system. Precis som med andra affärsdata som behöver analyseras, vridas och vändas på, ger BI-verktyget dig mycket hjälp. Frågan är om ditt företags BI-utvecklare har den djupa logistikkompetens som krävs?
  4. Använd ett transporthanteringssystem (TMS). Självklart är ett TMS specialiserat på transportaspekten, dessutom ofta väl integrerat med både ditt ERP och transportörerna. Dock finns det många varianter på TMS och långt ifrån alla har koll på kostnader.

Välja rätt lösningsalternativ

Det finns med andra ord flera sätt att nå bättre kontroll över logistiken. Vart och ett med olika för och nackdelar. Vi har sammanfattat dem i följande tabell.

Lösningsalternativ
Fördelar Nackdelar
ERP-system Finns redan hos dig
Har info om order och fakturor
Kan inte fördela transportfakturor mot order/artiklar effektivt. Dyrt att anpassa för att få till godtagbar lösning
Expertkonsult Hög logistikkompetens. Kan ta fram ett önskvärt resultat. Kostar per gång (ej kontinuerligt). Manuell process, svår att säkert återupprepa.
BI-system Lätt att använda för att vrida och vända på data Kräver mycket kundunik utveckling och underhåll. Kräver logistikkompetens.
TMS Paketerad lösning som från början är designad för transportdata. Integrerat med både ERP och transportörer. ”Ett system till” krävs. Inte säkert det kan hantera fraktfakturor/logistikkostnader.

Rekommenderat alternativ

När man summerar de olika alternativens för- och nackdelar kan man identifiera några krav på den ideala lösningen. Utifrån dessa förordar vi ett noga utvalt TMS som kan hantera komplexa logistikupplägg och tariffer. Går det inte att bena ut de komplicerade prismodeller som finns i branschen med avgifter och tillägg och koppla dessa till hur logistikverksamheten bedrivs, finns det små möjligheter att få full kontroll. Ett för detta ändamål lämpligt TMS är mer än ett boknings- eller ”track and trace”- verktyg, och bör dessutom erbjuda ett lätthanterligt användargränssnitt för uppföljning.

En liten förenklad kravlista skulle kunna se ut så här:

  1. Logistikkompetensen måste vara djup hos utföraren/leverantören
  2. Det måste vara lätt att själv kontinuerligt följa upp och analysera kostnader genom att vrida och vända på data. Helst ska det även gå att simulera olika scenarios
  3. Det ska vara lätt att införa lösningen i verksamheten och för IT-avdelningen
  4. Kostnaden för lösningen måste vara rimlig och förutsägbar. En investering som betalar sig över tiden

Krav 1 (logistikkompetens) uppfylls av både expertkonsulten och TMS leverantören. Däremot är det tveksamt om ERP och BI-utvecklarna har den djupa logistikkompetens som krävs.

Krav 2 (användbarhet) uppfylls av framförallt BI-systemet, men även rätt TMS system har en inbygg BI-modul som fungerar precis som den det egna företaget hade tagit fram.

Krav 3 (införande) talar till viss del för ERP-systemet som är känt och etablerat i verksamheten (även om vissa ERP projekt tenderar att bli jobbiga). Går man på ett TMS, gäller det att välja rätt, t.ex. ett som levereras som en tjänst över Internet (SaaS).

Krav 4 (kostnad) är slutligen det som avgör för TMS fördel, i alla fall om man räknar total kostnad över livslängden. I TMS systemet är logistikkompetensen redan inbyggd och utvecklingskostnaden har delats mellan alla leverantörens kunder, till skillnad från en lösning som tas fram specifikt för dig, t.ex. en anpassning av ERP- eller BI – systemet. Konsultinsatsen blir också svår att räkna hem i det långa loppet eftersom den behöver upprepas vid varje tillfälle en ny analys ska göras, till skillnad från en IT-lösning.

Vad gör jag nu?

Utmaningen med att implementera ett nytt IT-system bör tas på allvar och det finns fallgropar, men också vägar som är farbara. Dels måste verksamheten övertygas om att eventuella nya rutiner också gagnar dem, dels måste IT-avdelningen övertygas om att det är ett IT-system att lita på. Läs gärna vår guide för mer information om vad din IT-avdelning behöver tänka på vid valet av ett TMS system.

IT-avdelningens krav

En Saas-lösning innebär ofta mindre arbete för IT-avdelningen, men vad kan de ställa för krav?
Stöd för din dialog med IT-avdelningen

Affärsmöjligheter

Med erfarenhet från hundratals implementeringar vet vi vad avkastningen på en investering ger.
Business case för Primelog